З чаго пачаць аптымізацыю бізнес-працэсаў

Калі стаіць выбар: сысці з рынку або заняцца аптымізацыяй ўнутраных бізнес-працэсаў - кампаніі часцей выбіраюць другі варыянт. Андрэй Коптелов склаў план - што менавіта трэба рабіць і якія нюансы ўлічваць для павышэння аперацыйнай эфектыўнасці.

Доўгі час расійскія кампаніі маглі сабе дазволіць прывольна існаванне, канкурэнцыя была мінімальная, рынкі раслі, і многія менеджэры будавалі кампаніі, абапіраючыся хутчэй на мадэлі інтэнсіўнага развіцця, чым на павышэнне аперацыйнай эфектыўнасці. Падаюць продажу - давайце дадамо рэсурсаў у падраздзялення продажаў, ўзмоцнім рэкламны бюджэт - і ўсё будзе добра, абарот будзе расці.

Аднак часы змяніліся і зараз ужо складана вырашаць якія ўзнікаюць у кампаніі праблемы простым напампоўваннем фінансавых і працоўных рэсурсаў. Шмат каму менеджэрам даводзіцца спусціцца з нябёсаў стратэгічнага планавання на зямлю і звярнуць увагу на якасць прадукцыі, што вырабляецца і аказваемых паслуг, на працэсы стварэння новых паслуг, на існуючыя бізнес-працэсы і пачаць бесперапынную аптымізацыю ці нават рэінжынірынг дзейнасці.

Часта ў мяне пытаюцца, як пераканаць менеджмент нашай кампаніі ў тым, што неабходна аптымізаваць існуючыя бізнес-працэсы? Адказ - просты, калі менеджэры і ўладальнікі кампаніі, якая знаходзіцца на канкурэнтным рынку, не хочуць павышаць аперацыйную эфектыўнасць, канкурэнцыя прымусіць іх займацца аптымізацыяй ўнутраных бізнес-працэсаў, альбо кампанія будзе вымушаная сысці з рынку. На практыцы можна заўважыць, што як толькі ў галіны ўзмацняецца канкурэнцыя, кампаніі аддаюць перавагу першы варыянт.

Банкаўскі сектар, тэлекамунікацыйныя кампаніі, раздробны і аптовая гандаль, турызм, страхаванне, аўтарынак, навучанне, вытворчасць - у гэтых галінах цяпер шматлікія з гульцоў сталі ўдасканальваць свае кіраўніцкія мадэлі з мэтай скараціць выдаткі на бягучыя бізнес-працэсы, павысіць якасць вынікаў або паменшыць час чакання адказу кліентам. Ёсць прыклады, калі перад мэнэджментам ў банкаўскім сектары ставяцца задачы скараціць на траціну ўсе аперацыйныя выдаткі за тры гады, і гэта не мяжа.

Хтосьці па-звычцы скарачае персанал на 5-10% і спадзяецца, што астатняе утвараецца само сабой. На першы час дадзенае рашэнне можа дапамагчы. Аднак трэба глядзець глыбей, трэба пачынаць наводзіць у кампаніі парадак, праводзячы аналіз існуючых бізнес-працэсаў, прыярэтызацыя праблем, лічыць кошт выкарыстаных рэсурсаў, замацоўваць лепшыя практыкі выканання бізнес-працэсаў у рэгламентах і інфармацыйных сістэмах.

Існуе мноства розных кіраўнічых інструментаў, якія ў цэлым можна ахарактарызаваць, як навядзенне парадку, выяўленне аперацый у працэсах, без якіх можна абысціся, і, вядома, аўтаматызацыя максімальнага ліку аперацый і нават пераклад большасці каналаў ўзаемадзеяння з кліентам у online. Кампаніі на турыстычным рынку, кіравання фінансамі, вышэйшай і дадатковай адукацыі, тэлекамунікацый, страхавання актыўна сыходзяць у Сетка для кардынальнага скарачэння выдаткаў - яшчэ адзін трэнд.

Каб пачаць аптымізацыю працэсаў, неабходна вывесці з зоны камфорту менеджмент кампаніі, і тут галоўнае - гэта зацікаўленасць вышэйшага менеджменту і падтрымка акцыянера. Найбольш простым рашэннем у дадзенай вобласці з'яўляецца арганізацыя рэгулярнага камітэта па аптымізацыі і трансфармацыі бізнес-працэсаў, менавіта гэты орган, які ўзначальвае генеральным дырэктарам, дасць старт работам па трансфармацыі кампаніі.

Вельмі часта ў якасці выканаўцы рашэнняў камітэта ў кампаніі ствараецца працэсныя офіс, які бярэ на сябе задачы па аптымізацыі бізнес-працэсаў. Напрыклад, рашэннем камітэта могуць быць выбраны некалькі ключавых бізнэс-працэсаў, у якіх неабходна скараціць выдаткі на 30%, адказным за гэты праект прызначаецца хтосьці з намеснікаў генеральнага дырэктара, а супрацоўнікі працэснага офіса з'яўляюцца працоўнымі рукамі, сілай якіх працэсы будуць аптымізаваныя.

Вельмі важная ўзаемасувязь працэсныя офісаў з іншымі падраздзяленнямі. У першую чаргу неабходна падтрымка IT-спецыялістаў, бо змены ў бізнес-працэсах, як правіла, патрабуюць зменаў у інфармацыйных сістэмах. Аднак на практыцы ад IT-спецыялістаў часта можна пачуць, што яны вельмі занятыя, і ў бліжэйшыя месяцы не вызваляцца ад рашэння тэрміновых задач. Менавіта таму пры аптымізацыі працэсаў, у першую чаргу, неабходна выдзяляць тыя мерапрыемствы, якія можна зрабіць хутчэй з мінімальнымі выдаткамі рэсурсаў, так званыя Quick Win - гэта важны крок.

Калі пачынаць аптымізацыю, то ў першую чаргу неабходна вызначыць пералік працэсаў, далей - замацаваць адказных сярод намеснікаў генеральнага дырэктара. Магчыма, за аптымізацыю нейкіх працэсаў возьмецца і генеральны дырэктар. Далей замацаваць праектныя групы з удзелам спецыялістаў працэснага офіса і скласці планы праектаў аптымізацыі працэсаў, дзе дэталёва расшыфраваць, хто і што павінен зрабіць на працягу азначанага часу.

Першым крокам з'яўляецца апісанне абранага бізнес-працэсу. На гэтым кроку нельга доўга затрымлівацца, трэба ў агульным выглядзе апісаць працэс, існуючыя праблемы, бягучыя і мэтавыя паказчыкі, пасля чаго пачынаць яго аналіз і генерацыю прапановы па аптымізацыі. Галоўнае - глядзець не толькі ўнутр працэсу, але і вонкі, аналізуючы перавагі спажыўцоў, спосабы арганізацыі працэсаў у канкуруючых кампаніях, выбіраючы тыя прапановы, якія магчыма укараніць у вашым бізнэсе.

Часта ўсе прапановы групуюцца ў тры раздзелы, першыя павінны быць укаранёныя на гарызонце ад аднаго месяца да трох месяцаў, другі падзел патрабуе сур'ёзнай трансфармацыі працэсу і патрабуе ад трох месяцаў да паўгода, ну, а трэці раздзел змяшчае пералік мерапрыемстваў, працягласць ўкаранення якіх можа запатрабаваць больш паўгода.

Можна падтрымаць працэс генерацыі аптымізацыйных прапаноў актыўнасцю радавых удзельнікаў бізнес-працэсу, стварыўшы ў кампаніі «сцяну плачу» або «банк ідэй». Гэты інструмент дазваляе сабраць усе прапановы па працэсу ад выканаўцаў, і, згрупаваўшы іх у залежнасці ад магчымага эканамічнага эфекту, ўключыць у план аптымізацыі працэсаў. І хоць з тысячы прапаноў можа быць толькі 10 стаяць, менавіта яны, магчыма, стануць ключавымі для аптымізацыі працэсу або нават знаходжання новага рынку.

Дарогу здужае ідучы, і калі не прадпрымаць высілкаў, то з вялікай верагоднасцю кампанія будзе губляць аперацыйную эфектыўнасць. Неабходна рэгулярна аптымізаваць існуючыя працэсы, дамагаючыся, каб кампанія была ў «добрай форме».

Андрэй Коптелов, апублікаваная на E-xecetive