Jak rozpocząć optymalizację procesów biznesowych

Kiedy jest wybór: opuścić rynek lub zoptymalizować wewnętrzne procesy biznesowe - firmy często wybierają drugą opcję. Andrei Koptelov opracował plan - co dokładnie należy zrobić i jakie niuanse należy wziąć pod uwagę w celu zwiększenia wydajności operacyjnej.

Przez długi czas rosyjskie firmy mogły sobie pozwolić na swobodne istnienie, konkurencja była minimalna, rynki rosły, a wielu menedżerów budowało firmy w oparciu o intensywne modele rozwoju, a nie na poprawę wydajności operacyjnej. Sprzedaż spada - dodajmy zasoby do jednostek sprzedaży, wzmocnijmy budżet reklamowy - a wszystko będzie dobrze, obroty wzrosną.

Jednak czasy się zmieniły i teraz trudno jest rozwiązać problemy powstające w firmie, po prostu pompując zasoby finansowe i siły roboczej. Wielu menedżerów musi zejść z nieba w strategiczne planowanie na ziemię i zwrócić uwagę na jakość dostarczanych produktów i usług, na procesy tworzenia nowych usług, na istniejące procesy biznesowe i na rozpoczęcie ciągłej optymalizacji, a nawet reengineering działań.

Często pytam mnie, jak przekonać kierownictwo naszej firmy, że konieczne jest zoptymalizowanie istniejących procesów biznesowych? Odpowiedź jest prosta: jeśli menedżerowie i właściciele firmy zlokalizowanej na konkurencyjnym rynku nie chcą zwiększać wydajności operacyjnej, konkurencja zmusi ich do zaangażowania się w optymalizację wewnętrznych procesów biznesowych lub firma zostanie zmuszona do opuszczenia rynku. W praktyce można zauważyć, że gdy tylko rośnie konkurencja w branży, firmy preferują pierwszą opcję.

Sektor bankowy, firmy telekomunikacyjne, handel detaliczny i hurtowy, turystyka, ubezpieczenia, rynek samochodowy, szkolenia, produkcja - w tych branżach wielu graczy zaczęło ulepszać swoje modele zarządzania w celu zmniejszenia kosztów bieżących procesów biznesowych, poprawy jakości wyników lub skrócenia czasu oczekiwania odpowiedź klienta. Istnieją przykłady, w których kierownictwo sektora bankowego ma za zadanie zmniejszenie o jedną trzecią wszystkich kosztów operacyjnych przez trzy lata, a to nie jest limit.

Ktoś ma zwyczaj zmniejszania liczby pracowników o 5-10% i ma nadzieję, że reszta jest tworzona przez siebie. Po raz pierwszy to rozwiązanie może pomóc. Musisz jednak spojrzeć głębiej, zacząć ustalać kolejność w firmie, analizować istniejące procesy biznesowe, ustalać priorytety problemów, liczyć koszty wykorzystywanych zasobów, konsolidować najlepsze praktyki dotyczące wykonywania procesów biznesowych w przepisach i systemach informatycznych.

Istnieje wiele różnych narzędzi do zarządzania, które można ogólnie opisać jako porządkowanie, wykrywanie operacji w procesach, które możemy wykonać, i, oczywiście, automatyzację maksymalnej liczby operacji, a nawet tłumaczenie większości kanałów interakcji z klientem online. Firmy na rynku turystycznym, zarządzanie finansami, wyższa i dodatkowa edukacja, telekomunikacja, ubezpieczenia aktywnie działają online, aby radykalnie obniżyć koszty - kolejny trend.

Aby rozpocząć optymalizację procesu, konieczne jest usunięcie zarządzania firmą ze strefy komfortu, a najważniejsze jest tutaj zainteresowanie najwyższego kierownictwa i wsparcie akcjonariuszy. Najprostszym rozwiązaniem w tej dziedzinie jest organizacja regularnego komitetu ds. Optymalizacji i transformacji procesów biznesowych, to właśnie ten organ, na którego czele stoi dyrektor generalny, rozpocznie prace nad transformacją firmy.

Bardzo często jako wykonawca decyzji komitetu powstaje biuro procesowe w firmie, która podejmuje się optymalizacji procesów biznesowych. Na przykład decyzja komitetu może wybrać kilka kluczowych procesów biznesowych, w których konieczne jest obniżenie kosztów o 30%, wyznaczenie osoby z zastępcy dyrektora generalnego, która będzie odpowiedzialna za ten projekt, a pracownicy biura procesu pracują w ręce, dzięki którym procesy zostaną zoptymalizowane.

Połączenie biur procesowych z innymi działami jest bardzo ważne. Przede wszystkim niezbędne jest wsparcie specjalistów IT, ponieważ zmiany w procesach biznesowych z reguły wymagają zmian w systemach informatycznych. Jednak w praktyce często można usłyszeć, że specjaliści IT są bardzo zajęci, aw nadchodzących miesiącach nie zostaną uwolnieni od rozwiązywania pilnych zadań. Dlatego, optymalizując procesy, po pierwsze, konieczne jest przydzielenie tych czynności, które można wykonać szybciej, przy minimalnych zasobach, tak zwanych szybkich wygranych - jest to ważny krok.

Jeśli zaczniemy optymalizację, to przede wszystkim konieczne jest określenie listy procesów, a następnie - naprawienie odpowiedzialnych wśród zastępców dyrektorów generalnych. Możliwe, że dyrektor generalny podejmie się również optymalizacji niektórych procesów. Następnie zabezpiecz zespoły projektowe przy udziale specjalistów ds. Procesów biurowych i opracuj plany projektów optymalizacji procesów, gdzie szczegółowo rozszyfrować, kto powinien robić to, co w określonym czasie.

Pierwszym krokiem jest opisanie wybranego procesu biznesowego. Na tym etapie nie można długo czekać, konieczne jest opisanie procesu, istniejących problemów, wskaźników bieżących i docelowych, a następnie rozpoczęcie analizy i wygenerowanie propozycji optymalizacji. Najważniejsze jest, aby spojrzeć nie tylko na proces, ale także na zewnątrz, analizując preferencje konsumentów, sposoby organizacji procesów w konkurencyjnych firmach, wybierając te oferty, które mogą zostać wdrożone w Twojej firmie.

Często wszystkie propozycje są pogrupowane w trzy sekcje, pierwsza musi zostać wdrożona na horyzoncie od jednego miesiąca do trzech miesięcy, druga sekcja wymaga poważnej transformacji procesu i wymaga od trzech miesięcy do sześciu miesięcy, a trzecia sekcja zawiera listę działań, czas realizacji może wymagać więcej pół roku.

Możesz wspierać proces generowania propozycji optymalizacji przez aktywność zwykłych uczestników procesu biznesowego, tworząc w firmie „ścianę płaczu” lub „bank pomysłów”. To narzędzie pozwala zebrać wszystkie propozycje procesu od wykonawców i grupować je w zależności od możliwego efektu ekonomicznego, aby uwzględnić w planie optymalizacji procesu. I choć na tysiąc ofert może być tylko 10 wartych zachodu, to są one prawdopodobnie kluczowe dla optymalizacji procesu lub nawet znalezienia nowego rynku.

Droga zostanie opanowana przez przejście, a jeśli nie podejmiesz wysiłku, to z dużym prawdopodobieństwem firma straci wydajność operacyjną. Konieczne jest regularne optymalizowanie istniejących procesów, zapewniając firmie „dobrą kondycję”.

Andrei Koptelov, wyd E-xecetive