Товаров:
- система зберігання
- Тимчасова папка (tmp)
- Папка на кожен день (today)
- Менеджер паролів (база паролів)
- Конфіденційна папка (будь-зрозуміле і непривабливе назва: drivers, old)
- Налаштування (conf)
- Проектні папки: робота, навчання, хобі (wrk, edu, pro)
- Бекап (backup-sql, backup-www)
- Назва для швидкого пошуку
- Оперативне резервне копіювання
- Створення резервних копій архівів
- Cофт
- страшна статистика
Структура і політика зберігання інформації, яку я представляю вашій увазі використовується мною вже більше 3-х років і дозволяє наступне:
- Надійно і "під рукою" зберігати всі дані для доступу до різних акаунтів і інші дані, які потрібні кожен день;
- Мати можливість швидко і без втрат провести переустановлення операційної системи;
- Швидко, і тому вчасно проводити резервне копіювання даних, баз даних та файлів підтримуваних сайтів;
- Мати доступ до всіх своїх даних з будь-якої точки світу, де є Інтернет.
Організоване за моїми рекомендаціями зберігання і резервне копіювання даних не зажадає грошей (використовується freeware) і значних умінь в управлінні комп'ютером. Спрощується пошук файлів, що заощаджує ваш час, і підвищується надійність зберігання даних.
система зберігання
Перше, що ми створюємо - це кілька папок на вашому основному комп'ютері. Добре, якщо жорсткий диск комп'ютера поділений на 2 диска. Тоді ми повністю переносимо всі дані з диска, де встановлена операційна система (зазвичай це диск C) на вільний від неї. Це дозволить нам по першій необхідності відформатувати диск з операційною системою і встановити її заново. Всі дані на другому диску залишаться недоторканими і навіть шляху до них залишаться колишніми. Ми економимо час, який зазвичай витрачається на відновлення системи, або виїмку даних зі зламаного комп'ютера. Якщо на вашому комп'ютері один диск, то створювані папки дозволять простіше і швидше проводити резервне копіювання, у тому числі і перед перевстановлення операційної системи.
Ось які папки потрібно створити:
- тимчасова
- На кожен день
- конфіденційна
- налаштування
- Проекти (сайти, навчання, хобі)
- Архів
- Програмне забезпечення
Тимчасова папка (tmp)
В тимчасову папку ви складаєте все те, для чого місце на комп'ютері поки не визначено - що потрібно прочитати, подивитися чи з чим потрібно попрацювати, перш ніж зберігати. Саме тимчасові (наприклад, скинуті на робочий стіл) файли найчастіше губляться при збої в операційній системі. Тому корисно їх зібрати в одному місці, організувати оперативне резервне копіювання і призначити день і час на тижні, коли ви будете наводити в папці порядок.
Папка на кожен день (today)
Тут потрібно зберігати те, що потрібно вам кожен день. Наприклад, базу паролів, свої аватари регулярно змінювані файли.
Менеджер паролів (база паролів)
KeePass - програма, що дозволяє створювати бази паролів - зашифровані і запаролених файли, в яких ви зберігаєте імена користувачів, власне паролі і додаткову інформацію: посилання, текстову замітку, будь-які прикріплені файли. Всі записи можна розкласти по групах. Паролі можна вводити самому або генерувати за допомогою настроюваного генератора паролів. Спеціальні кнопки дозволяють помістити в буфер обміну (скопіювати) ім'я користувача і пароль не більше ніж на кілька секунд, після чого буфер обміну буде очищений.
Є портативна версія і програма входить в набір утиліт PortableApps . Лінійка 1.XX працює під Linux, 2.XX - під Windows. Але в 2.10 є можливість експорту бази паролів в файл з розширенням .kdb, який використовується 1.XX лінійкою - тому я створюю копію бази паролів для використання в Linux-системах.
сайт - завантажити
русифікація: завантажити архів з файлом перекладу - розпакувати з архіву файл (.lng) і покласти його в папку з КееPass на комп'ютері (в Phogramm Files) - відкрити KeePass - в меню "File ..." вибрати: View - Change Language ... - виділити Russian - натиснути "Close" внизу - закрити KeePass - відкрити KeePass
Конфіденційна папка (будь-зрозуміле і непривабливе назва: drivers, old)
До цієї папці можна застосувати всі заходи посиленого контролю і захисту, наприклад встановити пароль або зашифрувати вміст, встановити відстеження будь-яких змін програмами захисту даних. У ній лежать скани документів.
Налаштування (conf)
В папку з настройками можна скласти зображення робочого столу, файли налаштувань робочих програм.
Тут я зберігаю і папки з ярликами програм. З цих папок я створюю додаткові панелі інструментів. У Windows це робиться так: клік правою кнопкою миші по панелі задач (між кнопкою "Пуск" і "годинами") - Панелі інструментів - Створити панель інструментів - вибираєте папку. Нова панель з'явиться на панелі завдань. Якщо знову натиснути правою кнопкою мишки на панелі завдань і зняти галочку "Закріпити панель завдань", то за інформацію, що з'явилася вертикальну смугу нову панель можна розширити або взагалі перенести в інше місце. Наприклад, її можна прикріпити до однієї зі сторін екрану і зробити "спливаючій" - правою кнопкою натискаємо по панелі і ставимо галочки: "Поверх інших вікон" і "Автоматично забирати з екрана". Створювати такі панелі має сенс, якщо ви користуєтеся усталеним набором програм, встановлюєте їх в одні і ті ж папки і в одних і тих же папках зберігайте файли на всіх своїх комп'ютерах. Це означає, що системні шляху в ярликах будуть однаковими для всіх комп'ютерів і не зміняться після переустановлення операційної системи.
Проектні папки: робота, навчання, хобі (wrk, edu, pro)
У ці папки потрібно скласти все, що відноситься до виконуваних вами за комп'ютером завданням. Принцип організації зберігання: одна функція (обов'язок) - одна папка. Наприклад, в папці "wrk" може бути кілька підпапок: "count", "dpage.ru" і "edu". Тому що, коли ви сідаєте за комп'ютер ви будете або займатися фінансовим обліком, або працювати c сайтом, або проводити навчання.
Всередині папки сайту ( "dpage.ru") я створюю папки і виконуваних функцій, і за завданнями. Наприклад, є папка "vk" - тут матеріали для публікації в vk.com - це папка для функції. І є папки "tools-fault-tolerance" і "tools-mode" для роботи над відповідними сторінками - це папки для задач. Коли робота над сторінками буде завершена (завдання виконане) я перенесу папки в архів.
Бекап (backup-sql, backup-www)
Бекап - це ваша функція (обов'язок), тому повинна бути окрема папка для нього.
Базу даних сайту краще бекап кожен день. Щоб пам'ятати про це - зробіть посилання на сторінку створення бекапу тієї, через яку ви заходите в панель управління сайтом: в закладці браузера або в поле "Посилання" бази паролів.
Файли сайту бекап потрібно в міру їх зміни. Краще спочатку в окрему папку поза хмарного сховища, потім стиснути в ZIP і вже zip покласти в папку проекту або в архів. Зображення, zip-архіви і файли pdf мають великий обсяг, їх простіше відновити і вони не є метою зараження при зломі сайту. Тому простіше регулярно бекап виконувані файли движка і компонентів сайту, а раз на місяць бекап зображення і документи.
Для запобігання зараження бекапу сайту краще його зберігати на жорсткому (+ в хмарі) і на DVD.
Назва для швидкого пошуку
Коли в одній папці зберігаються різні види документів важливо, називати їх за єдиним стандартом. Так буде легше орієнтуватися у великому списку файлів. Я використовую принцип від загального до конкретного.
Наприклад, якщо я знаю, що найбільш загальним підставою для класифікації та пошуку потрібного документа буде служити найменування замовника - я назву документ так: замовник - тип документа (договір, рахунок, презентація ...) - дата - номер або версія. Так мені буде легко зрозуміти коли певному замовнику виставлений останній рахунок. Але, найчастіше рахунки мають наскрізну нумерацію, незалежну від замовника. Тоді краще буде назвати рахунок так: дата - номер - замовник. Тоді в папці, відсортувавши документи по їх назві, я побачу останній рахунок - він буде крайній з кінця. До речі дату краще вводити в форматі РРРР-ММ-ДД - тоді документи за датою будуть сортуватися вірно, а не так, що спочатку будуть все перші січня, потім другі січня і т.д.) Версія документа - це невелика приписка в назві файлу, пояснює його відмінність від подібних в списку, дуже зручно, коли версії підписані, а не пронумеровані.
Назви папок також можна підпорядкувати цій логіці. Наприклад, у папок в яких зберігаються матеріали для сторінок даного сайту назва починається з розділу сайту: "tools-fault-tolerance", "tools-mode", "edu-1-hour", "edu-content-strategy". Список папок розбитий на розділи за першими словами в назві папок. Але зайвих кліків і переходів здійснювати не потрібно, як якщо б папки сторінок були б подпапками папок розділів.
Все це економить час не тільки тому, що ви не робите зайвих переходів по папках, а й тому, що система зберігання повторює логіку вашого мислення. Якщо ви знаєте, що будете робити з документом - значить точно знаєте куди його зберегти. Найголовніше - ви знаєте де шукати документ: в папці, яка створена для виконання відповідної документу завдання. Пошук документів на комп'ютері - один з найпоширеніших пожирачів часу і тепер ви від нього позбавитеся!
Оперативне резервне копіювання
Всі ці папки: тимчасова, конфіденційна, настройки і робота / навчання / хобі містять документи:
- якими ви користуєтеся щодня;
- які вам можуть знадобитися не тільки на основному робочому місці, але і в чужому будинку або офісі (їх краще мати з собою);
- втрата яких або відсутність до них доступу навіть на короткий проміжок часу сильно позначиться на ваших поточних справах.
Є багато рішень для організації зберігання, резервного копіювання та синхронізації такого типу файлів - хмарні сховища. Розгляну ті, якими користуюся.
Dropbox - програма і інтернет-сервіс, що дозволяє синхронізувати файли будь-якого виду на всіх підключених до вашого Dropbox-аккаунту комп'ютерах і сервері Dropbox . Після реєстрації вам запропонують встановити на свій комп'ютер додаток, яке буде з певною папки вашого комп'ютера, як тільки в файл будуть внесені правки, відправляти його на сервер Dropbox. За замовчуванням використовується папка Dropbox в папці "Мої документи", але можна (і потрібно) вказати свою на відмінному від С диску: це робиться в налаштуваннях. Встановіть Dropbox на будь-який інший ваш комп'ютер (робочий або ноутбук) підключіть його до того ж аккаунту - і тепер у вас в папці Dropbox на кожному з комп'ютерів завжди будуть однакові версії одних і тих же файлів. І у вас буде можливість скачати свої файли з будь-якого місця на землі (де є Інтернет), зайшовши на сервер Dropbox.
Зареєструватися і завантажити - Доповнення для GoogleChrome - Історія, про творця (Forbes)
сервіс Яндекс.Діск дозволяє організувати зберігання також, як c допомогою Dropbox: додаток синхронізує файли, складені в певну папку. Доступ до файлів можна за допомогою браузер - досить увійти в свою пошту на Яндекс.
Безкоштовно дається 10Gb.
встановити
2,25 Gb місця в безкоштовному акаунті Dropbox і / або 10Gb на Яндекс.Діск Вам необхідно вистачити з лишком. Ось пара рекомендацій яких я дотримуюся, щоб оптимізувати свою роботу з документами.
- Частина документообігу, особливо обговорення і спільну роботу з документом я переніс в GoogleDrive (колишній Google Doc). Там же я створюю об'ємні медіа-презентації.
- Застарілі і неактуальні документи я збираю в архів, а відео, зображення і звукові файли я зберігаю окремо від документів (про це нижче)
Отже папки для тимчасових, конфіденційних, робочих, навчальних та пов'язаних з хобі файлів я пропоную створювати всередині папки Dropbox або Яндекс.Діск - це вирішує проблему оперативного резервного копіювання та швидкого доступу до них з будь-якої точки планети, де є Інтернет.
Створення резервних копій архівів
Надихаючий кавер на Queen від Acronis "Backup It All. Backup It Now"
Див. На Youtube
Архів - напевно найцінніше, що є на комп'ютері. Тому я не довіряю його зберігання повністю жодному носію. Жорсткий диск - може вийти з ладу і відновлення даних, якщо воно буде можливо, може затягнутися на тижні. Оптичні диски дряпаються і розшаровуються. Флешки перегорають.
Одним з найбільш надійних на даний момент сховищ є зберігання в хмарних сервісах (Dropbox, Яндекс.Діск - див. Вище), але архів займає багато місця і вам доведеться доплачувати за нього. До того ж файли, що лежать на жорсткому диску можуть бути заражені або зіпсовані.
Тому я зберігаю архів на трьох видах носіїв: на жорсткому диску, в хмарі і на DVD. Якщо ви не хочете платити за додаткове місце в хмарних сховищах - зберігайте тільки на жорсткому диску і на DVD.
Поки найбільш оптимальним рішенням для мене стало зберігання всіх документів, над якими я коли-небудь працював, в хронологічному порядку. В папці "Архів" у мене створені папки 1987-1997, 1998-2001, 2002, 2003, 2004 і т.д. В папці 1987-1997 - то, що пов'язано зі школою, потім медичне училище, потім ВНЗ, а потім папки для кожного року. Усередині папок є папки нумеровані, наприклад "05 09 Салют на уклінної" - це папка з фотографіями про те, як ми з друзями ходили на салют на честь 9-го травня. І окремі папки, що повторюють проектні папки - тут зберігаються не актуальні документи за проектами.
Єдине обмеження тут полягає в тому, щоб одна папка з періодом життя або роком вміщувалася на DVD-диск, тобто не перевищувала 4,5 Gb. Тому можуть з'явитися папки -1 і -2.
Cофт
Дуже корисно мати збірник з усіма потрібними вам програмами (софтом), щоб в разі переустановлення операційної системи швидко відновити функціонал комп'ютера. Програмне забезпечення добре збирати на диску або флешці, і для того, щоб його можна було швидко встановити там, де немає Інтернету, а можливість попрацювати є. Не забувайте і про портативні версії багатьох програм - PortableApps .
страшна статистика
У висновку страшилка від хостингу Infobox, який надає послуги з резервного копіювання даних на комерційній основі:
- 31% користувачів комп'ютерів як мінімум одного разу втрачали ВСІ дані;
- 30% підприємців після втрати даних припиняють діяльність протягом року;
- 60% підприємців, які втратили ВСЕ дані, припиняють діяльність протягом 6 місяців після цього;
- 93% компаній, які зможуть протягом 10 днів після втрати даних отримати до них доступ (відновити), банкрутують протягом року;
- 50% підприємців, які залишилися без даних на такий термін, банкрутують відразу.
(Джерела: Home Office Computing Magazine, National Archives & Records Administration in Washington, Strategic Reasearch Institute.)