Як зменшити розмір файлу EXCEL | цікаво | SoftJoys.Про Консалтинг

Дане питання виникає періодично у багатьох і особливо на роботі. Автор статті вирішив написати деякі рекомендації щодо зменшення розміру файлу Microsoft Excel. Застосувавши їх Ви зможете зрозуміти - чи дійсно Ваші дані настільки роздувають файл або ж у файлі є багато зайвого.
Бувають ситуації, коли в файлі всього один лист, даних на ньому на 1000 рядків і 20 стовпців. Ніяких формул, тільки значення. Але розмір файлу непомірно великий - скажімо 10 Мб і більше. Це недопустимо. Або є різні формули, але Ви все одно вважаєте, що розмір файлу не відповідає тому, що мало б бути за відчуттями. Докладніші відомості про процес необхідно виконати на кожному аркуші книги:

1. Перше, що необхідно згадати - а не в загальному чи доступі Ваш файл? Якщо в Загальному, то є ймовірність, що Ваш файл роздувається саме через це. Справа в тому, що при встановленні загального доступу до файлу, за замовчуванням ведеться журнал змін, в який записуються всі дії, вироблені в книзі за період, зазначений у параметрах. Як позбутися або змінити період: Excel 2007-2010: вкладка Рецензування - Доступ до книги; Excel 2003: Сервіс - Доступ до книги. Переходимо на вкладку Детальніше. Для початку активуйте пункт "Не зберігати журнал змін". Збережіть файл. Потім встановіть к-ть днів, протягом яких хочете зберігати журнал. За замовчуванням - 30, але Ви можете зробити менше, якщо файл сильно розбухає.
2. Перейшовши на лист, натисніть Ctrl + End. Активується останній осередок листа. Якщо вона розташована нижче або правіше останніх даних таблиці (або просто даних) - то видаліть всі рядки і стовпці після останніх даних таблиці. Видаліть повністю рядки. Зробити це швидко можна так. Натиснули Ctrl + End, потрапили на останній осередок. Виділили цей рядок, натиснули Ctrl + Shift + стрілка Вгору. Виділилися всі рядки разом з останнім рядком Ваших даних. Утримуючи Shift тиснете стрілку Вниз. Теж саме і за допомогою стовпців.
3. Подивіться лист на предмет форматування. Необхідно уникати форматування ПОВНІСТЮ стовпців або рядків. Це призводить до роздування файлу. Все форматування, що виходить за межі таблиці необхідно прибрати. А ще краще - взагалі уникати зайвого форматування, особливо якщо книгою ніхто, крім Вас не користується. Замість Заливання осередків - Білим кольором ставте "Ні заливки" .Щоб прибрати все форматування з осередків: виділяєте необхідний діапазон і: для Excel 2003: Правка - Очистити - Формат. В Excel 2007-2010: вкладка Головна - Очистити - Очистити формати.
4. Видаляємо об'єкти: В Excel 2003: меню Правка- Перейти - Виділити - Об'єкти. в Excel 2007-2010: вкладка Головна-Знайти і виділити-Виділення групи осередків-Об'єкти. Натисніть Delete. Всі об'єкти на аркуші будуть видалені. Правда є невеликий шанс, що у Вас є приховані об'єкти. Тоді треба йти в редактор VBA (Alt + F11) - Ctrl + R. Відображаєте вікно властивостей (F4). Знаходьте в дереві зліва об'єкт ЕтаКніга (ThisWorkbook) і в нижньому вікні властивостей властивість - DisplayDrawingObjects і ставите там значення - -4104-xlDisplayShapes. Після цього переходите знову на лист і повторюєте операції по виділенню і видалення об'єктів, описані вище. Знаходження на аркуші об'єктів не означає, що Ви їх бачите. Як правило такі об'єкти потрапляють на лист в результаті копіювання з інших файлів, що містять об'єкти. Об'єкти в деяких випадках переносяться з нульовою довжиною і шириною. Як наслідок - об'єкт не видно, але файл збільшується в розмірах. І при кожному копіюванні він починає збільшуватися в розмірах в геометричній прогресії. Мало того, файл починає дико гальмувати навіть при виділенні осередків. Виділили осередок, хочете виділити іншу - файл задумався на пару секунд.
5. Ще в книзі можуть міститися приховані листи, на яких може міститися непотрібна Вам інформація і з якими можна виконати операції, описані вище. Як їх виявити можна дізнатися, прочитавши ці статті: Як зробити лист прихованим? Як зробити лист дуже прихованим

Після всіх цих дій необхідно зберегти файл, щоб зміни вступили в силу. Тільки після цього Ви зможете перевірити - змінився розмір файлу чи ні. Я б радив зберігати файл як копію, якщо не впевнені, що видалили дійсно непотрібне. Ну от, начебто, і все. Сподіваюся дана стаття допомогла Вам.

Від себе особисто додам, що найчастіше зустрічаються 2 і 4 пункти. Таким чином був "вилікуваний" файл розміром 35Мб. Тепер він має розмір 1.8Мб.

джерело: http://www.excel-vba.ru